为规范采购（招标）档案管理工作，实现采购（招标）管理全过程的规范化、制度化、科学化，根据政府采购相关规定以及《西安美术学院档案管理办法》，结合我院政府采购工作实际制定本实施细则。

一、凡陕西省年度政府采购限额标准以上的政府采购项目（学院预算5万元以上的工程、服务及货物政府采购项目）均须建立项目档案，由招标办公室负责项目资料的收集整理及档案预立卷。由招标领导小组授权项目单位组成三人小组实施的采购项目（1—5万元采购项目），由项目单位负责建立、保管项目资料。

二、采购项目档案内容包括但不限于下列资料

1、项目前期立项资料、相关的会议纪要，大宗及非标产品采购项目须有专家论证资料（项目单位提供）；

2、签批齐全的《西安美术学院采购招标项目审批表》（项目单位提供）；

3、政府采购（招标）的全过程文件（含采购招标文件、投标文件、答疑文件、评标过程文件、电子文件等）；

4、《成交（或中标）通知书》、或《招标领导小组会议纪要》（自行组织实施的项目）；

5、《项目合同》；

6、《验收报告》；

7、施工图、工程量清单以及工程限价（工程类项目）。

三、按照陕西省财政厅政府采购管理平台以及《西安美术学院纪检监察信息平台》要求，对实施采购（招标）的项目应及时汇总、完善并上传相关资料，为确保及时、完整上传信息，现对项目档案资料要求如下：

1、《项目合同》，项目采购（招标）程序完成后，由项目单位依据成交结果及招标文件，在20天内与成交（中标）单位签订项目合同，原件报招标办存档，合同内容不得背离招标文件相关内容。

2、验收报告，项目申报单位须在招标文件规定的供货期（工期）结束后10—15个工作日内整理采购（招标）资料进行项目预验收。预验收合格后5个工作日内提交招标办组织项目验收，通过后出具验收报告。

四、招标办负责采购（招标）项目档案资料的收集整理，并进行档案预立卷，按年度移交学院档案室。

五、采购（招标）的档案资料应遵循保密原则，严格保管，任何个人不得擅自借阅查看，如需要查阅相关项目资料，需提供经主管院领导签字的书面申请，如查阅已上交学院档案室的相关资料，应由查阅资料部门按照学院相关档案管理规定执行。

六、本细则自颁布之日起执行。

七、本细则由国有资产与产业经营管理处负责解释。